La déclaration des bénéficiaires effectifs revêt une importance cruciale dans le domaine de la transparence des entreprises. Un bénéficiaire effectif, défini comme une personne physique détenant ou contrôlant une part significative du capital ou des droits de vote d'une entreprise, ou exerçant une influence notable sur celle-ci, constitue une composante essentielle de la structure de propriété des sociétés. Ainsi, sa déclaration est une obligation légale dans de nombreuses juridictions, visant à garantir la transparence et à lutter contre les activités illicites.
Définition
Un bénéficiaire effectif est une personne physique qui détient ou contrôle, directement ou indirectement, une part significative du capital ou des droits de vote d'une entreprise, ou qui exerce une influence notable sur celle-ci par d'autres moyens.
Généralement, une "part significative" est définie comme étant au moins 25 %, bien que ce seuil puisse varier selon les juridictions.
Le contrôle peut également être exercé par des accords de vote, des arrangements contractuels ou d'autres mécanismes permettant à une personne de diriger les décisions de l'entreprise de manière substantielle.
Comment déclarer un Bénéficiaire Effectif
La déclaration d'un bénéficiaire effectif est une obligation légale dans de nombreuses juridictions, visant à garantir la transparence des structures de propriété des entreprises. Le respect de cette réglementation implique la réalisation de procédures réglementaires plus ou moins lourdes selon les pays. Ces lourdeurs sont à anticiper notamment lors de la réalisation d’opérations M&A à l’internationale.
Voici généralement les étapes à suivre pour procéder à cette déclaration :
Étapes Générales de la Déclaration
- Identification des Bénéficiaires Effectifs
- Examen des structures de propriété : analysez les registres des actionnaires et les accords de contrôle pour identifier les personnes physiques qui détiennent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 % du capital ou des droits de vote, ou qui exercent un contrôle significatif.
- Analyse des accords de contrôle : examinez les pactes d'actionnaires, les accords de vote, les arrangements contractuels, et autres structures complexes pouvant conférer un contrôle effectif.
En France, le Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce a mis à disposition des entreprises un guide avec des schémas permettant d’identifier les bénéficiaires effectifs d’une société selon une situation donnée : https://www.greffe-tc-bobigny.fr/modeles/divers/rbe-fiche-pratique-15-schemas.pdf
- Collecte des informations nécessaires
- Informations personnelles : recueillez le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance, la nationalité et l'adresse personnelle des bénéficiaires effectifs.
- Informations sur la participation : détaillez le pourcentage de détention du capital et des droits de vote, ainsi que la nature et les modalités de contrôle exercé.
- Documents de vérification : rassemblez les copies des pièces d'identité, les preuves de résidence, et tout document justifiant la participation ou le contrôle.
- Préparation de la déclaration
- Formulaire de déclaration : remplissez le formulaire de déclaration requis par l'autorité compétente. Les formulaires peuvent varier selon les juridictions, mais contiennent généralement les informations mentionnées précédemment.
- Document de synthèse : préparez un document résumant les informations sur les bénéficiaires effectifs, accompagné des documents justificatifs.
- Soumission de la Déclaration
- Autorité compétente : soumettez la déclaration au registre central ou à l'autorité compétente désignée par la législation locale (par exemple, le Registre du Commerce et des Sociétés en France).
- Format de soumission : la soumission peut généralement se faire en ligne via des plateformes dédiées, par courrier ou en personne, selon les modalités prévues par la juridiction.
- Mise à Jour et Maintenance
- Mises à jour régulières : mettez à jour les informations sur les bénéficiaires effectifs dès qu'il y a un changement significatif dans les caractéristiques de la société, la structure de propriété ou le contrôle de l'entreprise.
- Obligations de révision périodique : certaines juridictions exigent une révision annuelle des informations déclarées.
En suivant ces étapes, les entreprises peuvent se conformer aux exigences légales en matière de déclaration des bénéficiaires effectifs, contribuant ainsi à une plus grande transparence et à la lutte contre les activités illicites.
Exemple de procédure en France
En France, la déclaration des bénéficiaires effectifs est régie par l’Ordonnance n° 2016-1635 du 1er décembre 2016 et le décret n° 2017-1094 du 12 juin 2017.
Voici les étapes spécifiques :
- Remplir le formulaire M’BE :
- Le formulaire M’BE (Déclaration des bénéficiaires effectifs) doit être complété avec des informations précises sur chaque bénéficiaire effectif.
- Déposer au Greffe du Tribunal de Commerce :
- La déclaration doit être déposée au Greffe du Tribunal de Commerce où la société est immatriculée.
- Le dépôt peut être effectué en ligne via le site Infogreffe ou en personne.
- Frais de déclaration :
- Un coût est associé au dépôt de la déclaration, dont le montant peut varier.
- Documentation nécessaire :
- Les pièces justificatives comprennent des documents d’identité des bénéficiaires effectifs et des preuves de résidence, ainsi que tout document attestant de la détention ou du contrôle.
Qui peut consulter les données des Bénéficiaires Effectifs ?
Les données non confidentielles des bénéficiaires effectifs de près de 3,5 millions d'entreprises sont désormais accessibles gratuitement au grand public via DATA INPI, conformément à l’ordonnance n° 2020-115 du 12 février 2020. De plus, l’INPI offre des licences gratuites pour télécharger ces informations aux deux catégories de personnes suivantes définies par cette ordonnance :
- les autorités de contrôle, telles que définies à l’article R. 561-57 du Code Monétaire et Financier, au nombre de 18 ; et
- les entités assujetties à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, mentionnées à l’article L. 561-2 du Code Monétaire et Financier, et ayant l'obligation d'identifier les bénéficiaires effectifs des personnes morales clientes.
Quelles sont les sanctions en cas de non-déclaration ?
Le non respect des obligations de déclaration des bénéficiaires effectifs peut entraîner diverses sanctions, notamment :
- des amendes financières (jusqu'à 7500€) ;
- des sanctions administratives telles que la suspension de licences commerciales ;
- des poursuites pénales pouvant entraîner des peines de prison (jusqu'à 6 mois de prison) ;
- des répercussions négatives sur la réputation de l'entreprise ; et
- des injonctions des autorités pour se conformer aux obligations de déclaration.
Il est donc crucial pour les entreprises de respecter ces réglementations pour éviter ces conséquences et maintenir leur conformité aux exigences légales.
En conclusion, le respect des obligations de déclaration des bénéficiaires effectifs est impératif pour les entreprises, sous peine de sanctions potentiellement lourdes. Les amendes financières, les sanctions administratives, les poursuites pénales et les répercussions sur la réputation de l'entreprise sont autant de conséquences auxquelles elles s'exposent en cas de non-conformité. Ainsi, il est essentiel pour les entreprises de se conformer rigoureusement aux réglementations en vigueur, non seulement pour éviter ces sanctions, mais aussi pour contribuer à une plus grande transparence et à la légitimité du secteur des affaires dans son ensemble.
