Il s’agit de la création initiale de la société. Les associés se réunissent et décident d’adopter les statuts de la société qu’ils entendent créer. Dans ces statuts, ils déterminent les caractéristiques de la société (dénomination sociale, adresse du siège social, durée de la société, règles de majorité pour les décisions importantes, …). Lors de la création, les associés désignent également les premiers dirigeants de la société. Une fois les statuts adoptés, il convient d’accomplir les formalités légales et administratives auprès du Guichet Unique.
Une fois les formalités accomplies, la société disposera d’un numéro d’identification unique auprès du registre du commerce et des sociétés (RCS) : le SIREN.
Le suivi juridique implique également la protection et la gestion des actifs de propriété intellectuelle de l'entreprise, tels que les marques, les brevets et les droits d'auteur, afin d'éviter toute violation et de garantir que l'entreprise conserve ses droits exclusifs.
La protection de la propriété intellectuelle d’une entreprise est assurée en France par l’Institut National de la Propriété Intellectuelle.
Les assemblées générales sont des événements juridiques importants où les actionnaires prennent des décisions clés sur la direction de l'entreprise ou encore sur la structure de la société.
Par ailleurs, les sociétés sont tenues de tenir des assemblées générales annuelles avec leurs actionnaires et de leur communiquer, préalablement à ces assemblées, tout document nécessaire à leur information (rapports financiers, rapport de gestion, comptes annuels, …) conformément à la loi.
Il est très important de bien respecter les règles légales entourant les décisions collectives des associés afin d’éviter que ces dernières soient invalidées en cas de désaccord et de recours.
A noter, les décisions collectives des associés sont retranscrites sur des procès-verbaux consignés dans un registre coté et paraphé par le greffe du Tribunal de commerce. Ces registres, autrefois papiers, peuvent désormais être tenus de manière dématérialisée.
Certaines décisions des associés ou du représentant de la société devront faire l’objet de publicité légale dans un journal d’annonces légales habilité. Ce formalisme légal est particulièrement important pour l’information des tiers. Il s’agit par exemple des décisions liées au transfert de siège social, au changement de sa dénomination sociale, au renouvellement des représentants de la société… Cette formalité de publicité est par ailleurs indispensable pour que le changement décidé soit enregistré auprès du Guichet Unique.
Les décisions des associés ou du représentant de la société qui modifient les statuts doivent être déposées auprès du Guichet Unique. Il en est de même pour les comptes sociaux (bilan, compte de résultat, annexe) qui sont approuvés chaque année lors de l'assemblée générale annuelle. La loi impose le dépôt au Guichet Unique de certains actes ou documents annexes selon la décision concernée.
Outre le respect des obligations légales, il convient pour l’entreprise de s’assurer d’une gestion fiscale appropriée et de respecter les obligations fiscales qui lui sont applicables selon sa forme et son activité. Cette conformité fiscale est un élément crucial du suivi juridique car, en cas de non-conformité, l’entreprise s’expose à des contrôles et des redressements fiscaux. Il s’agit notamment des déclarations fiscales et du paiement des impôts correspondant.
Les originaux doivent être conservés aux archives de l’entreprise.
De manière générale, les entreprises sont tenues de respecter un certain nombre de lois et de réglementations spécifiques à leur secteur et à leur pays. Ces règles varient selon la forme sociale de la société, sa taille et son domaine d’activité.
La bonne gestion du suivi juridique d'une entreprise est cruciale pour son succès à long terme. En cas de mauvais suivi des obligations juridiques de l’entreprise, le représentant légal commet une faute de gestion et des implications financières pour la société pourraient porter préjudice à son activité.
Une bonne gestion du suivi juridique nécessite ainsi souvent l'implication de professionnels du droit, tels que des avocats ou juristes en droit des affaires, pour garantir la conformité, la réduction des risques juridiques et la protection des intérêts de l'entreprise.
Chez Juridifeel, nous avons conscience de l'importance de la bonne tenue du juridique d'une entreprise.
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