1. Prise de décision du transfert de siège
Le transfert du siège social doit être validé par l’organe compétent en fonction de la forme juridique de la société :
- Société à responsabilité limitée (SARL) : la décision doit être prise en assemblée générale extraordinaire (AGE) des associés. Toutefois, si le transfert est effectué dans le même département, le Gérant peut décider seul, sous réserve de ratification par les associés.
- Société par actions simplifiée (SAS) : la décision revient à l’organe désigné par les statuts. Il peut s’agir du Président, d’un organe collégial ou d’une assemblée des associés.
- Société anonyme (SA) : la décision doit être prise par le Conseil d’administration ou le Directoire, puis validée en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire selon les cas.
Il est recommandé de consulter les statuts pour vérifier les règles spécifiques applicables à la société.
2. Rédaction et signature des documents
Pour formaliser le transfert, plusieurs documents doivent être rédigés et signés :
- Le procès-verbal de décision : ce document officialise la décision de transfert et doit être signé par les organes compétents.
Exemple de résolution :
“Le Président décide de transférer le siège social de la Société du :
[Adresse de départ]
au :
[Adresse d’arrivée]
avec effet au [Date d’effet du transfert]”.
Ne pas oublier une résolution pour la mise à jour des statuts.
- Les statuts mis à jour : les nouveaux statuts doivent mentionner l’adresse du nouveau siège social et être certifiés conformes par le représentant légal.
- Une attestation/un justificatif de jouissance des nouveaux locaux : il peut s’agir d’un bail commercial, d’un contrat de domiciliation ou d’un titre de propriété.
- Un pouvoir pour l’accomplissement des formalités.
Il est essentiel que ces documents soient conformes aux exigences légales pour éviter tout rejet lors du dépôt au greffe (via le Guichet Unique).
3. Publication d’une annonce légale
Le transfert de siège social doit faire l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales (JAL).
- Si le siège reste dans le même département : une seule publication suffit.
- Si le siège est transféré dans un autre département : une première annonce doit être publiée dans un journal du département de l’ancien siège et une seconde dans un journal du département du nouveau siège.
L’annonce doit contenir plusieurs mentions obligatoires, notamment :
- La dénomination sociale de la société
- La forme juridique (SARL, SAS, SA, etc.)
- Le montant du capital social
- L’adresse de l’ancien et du nouveau siège
- Le numéro SIREN et le RCS d’immatriculation
- La date et l’organe ayant décidé le transfert
- Le greffe où sera effectuée la formalité de modification
Une attestation de parution de cette annonce devra être jointe au dossier de modification.
4. Dépôt du dossier au greffe du tribunal de commerce
Une fois la décision prise, les documents signés et l’annonce publiée, il convient de déposer un dossier de modification auprès du greffe du tribunal de commerce compétent ou via le Guichet Unique.
Le dossier doit contenir les éléments suivants :
- Le procès-verbal de décision du transfert du siège social
- Les statuts mis à jour et certifiés conformes
- Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (bail, contrat de domiciliation, titre de propriété)
- L’attestation de parution dans un journal d’annonces légales
- Un pouvoir signé du représentant légal, si la formalité est réalisée par un tiers
- Le règlement des frais de greffe, dont le montant peut varier en fonction de la juridiction et du type de société
Le greffe vérifie la conformité du dossier avant d’enregistrer la modification et d’émettre un nouvel extrait Kbis mentionnant l’adresse actualisée de la société.
5. Conséquences du transfert de siège social
Une fois le transfert enregistré, certaines démarches complémentaires peuvent être nécessaires :
- Mise à jour des contrats : il peut être nécessaire d’actualiser l’adresse de la société sur les contrats en cours.
- Modification des documents commerciaux : l’adresse doit être mise à jour sur les factures, devis, conditions générales de vente, site internet et tout document officiel.
- Information des partenaires et administrations : il est recommandé d’informer les clients, fournisseurs, banques et administrations concernées (URSSAF, services fiscaux, etc.).
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